Em tempos de plataformas robustas de gestão, eis que um método simples, porém poderoso, de apoio ao gerenciamento empresarial tem sido cada vez mais adotado por empresas de todos os portes e segmentos: o ciclo PDCA.
Sabemos que os desafios do dia a dia de uma clínica veterinária podem consumir um tempo precioso do gestor, que precisa traçar ações e estratégias para aumentar os resultados da empresa e seu reconhecimento na região. Nesse ponto, por ser uma metodologia de fácil compreensão, os ganhos da implementação do ciclo PDCA são expressivos.
Afinal, o que é Ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é um consagrado método com foco no controle e melhoria contínua de serviços, produtos e processos. Foi apresentado, inicialmente, pelo físico norte-americano Walter Andrew Shewart, na década de 1920. Ele ficou mundialmente conhecido quando, em meados da década de 1950, William Edwards Deming, famoso guru da área de gestão e qualidade, introduziu seu método entre grandes companhias japonesas.
O ciclo possui esse nome porque foca na continuidade de etapas, identificadas pelas letras:
P, do verbo em inglês Plan – Planejar
D, do verbo em inglês Do – Executar
C, do verbo em inglês Check – Checar
A, do verbo em inglês Act – Acompanhar
Por considerar a melhoria contínua, esse método possui forte conexão com as bases da Filosofia Kaizen, que foca na manutenção e garantia dos processos de qualidade na organização. Por ser um ciclo, o PDCA propõe uma previsão e recorrência em suas ações, de modo a assegurar o alcance dos resultados desejados.
Quais são as vantagens de realizar o ciclo PDCA?
Adotar o ciclo PCDA em sua clínica veterinária permitirá diversos ganhos para apoiar o alcance da qualidade, definição e cumprimento de processos do seu negócio, como:
- planejamento claro de ações corretivas;
- facilidade na solução de problemas e na obtenção de ganhos de produção e qualidade;
- motivação da equipe com um processo claro e estruturado;
- apoio à profissionalização da sua gestão;
- melhor gestão do tempo e ganhos em produtividade.
Etapas do ciclo PDCA
Antes de implementar esta metodologia em sua clínica veterinária, saiba que ela possui foco na continuidade. Ou seja, na execução das etapas e no monitoramento dos processos.
Implementar o ciclo sem dar a atenção e consistência que ele exige pode não trazer os ganhos que deseja. Disciplina é a palavra-chave para realizar as etapas a seguir.
Etapa 1: Plan (Planejar)
O planejamento é o momento mais importante do ciclo PDCA, porque é ele que subsidiará a boa execução das próximas etapas. Antes de realizá-lo, é importante saber o que você deseja alcançar, ajustar ou melhorar em seu estabelecimento. Afinal, quando não se sabe para onde ir, todas as direções estão erradas, não é mesmo?
Para um bom planejamento, é importante considerar alguns pontos:
Identifique o problema: Qual é a melhoria necessária no momento? Você deseja aumentar as vendas? Sente que o tempo médio de atendimento aos clientes da sua clínica poderia ser otimizado? Percebe que a área em que os animais de estimação ficam necessita de melhorias? Ou gostaria que a marca de sua empresa se tornasse mais reconhecida em sua região? Exemplos à parte, esse é o momento de definir, com clareza, o seu objetivo.
Analise as razões de seu problema: Se foi a otimização do tempo de atendimento ao cliente o objetivo definido, é preciso analisar os motivos que levaram sua clínica a essa situação.
Seria falta de treinamento do time de atendimento? Os sistemas são lentos e burocráticos? Quaisquer que sejam os motivos, é crucial relacioná-los aqui. Para que você tenha material de trabalho que apoie a definição das estratégias seguintes.
Propostas e ações: Após definir o que deseja e levantar as informações sobre as causas que levaram a essa situação, chegou o momento em que você poderá fazer uma lista de ações estratégicas com foco em alcançar o objetivo.
Quanto mais clara e alinhada for essa estratégia, maiores serão as chances de bons resultados.
Seguindo nosso exemplo, se o tempo de atendimento ao cliente na sua clínica está longo, analisando os motivos que estão gerando essa situação, algumas ações poderiam ser propostas.
Entre elas, temos que capacitar a equipe, adotar sistemas mais leves e eficientes, trabalhar com agendamentos ou adotar metas para o time.
Lembre-se que, na etapa do planejamento, ao definir o objetivo, é obrigatório estabelecer o prazo em que se deseja alcançá-lo.
Etapa 2: Do (Executar)
Com o planejamento em mãos, é hora de entrar em ação. Para que você se assegure que o que foi definido será bem executado, cabe informar e treinar toda a equipe envolvida sobre o objetivo traçado, prazos e tarefas que serão realizadas.
Nessa etapa, o líder precisa acompanhar a realização das ações, coletando dados e insights que subsidiarão a etapa seguinte.
Etapa 3: Check (Checar)
Após e durante a execução das tarefas, o momento da checagem requer uma percepção analítica dos dados levantados, bem como possíveis falhas que tenham sido encontradas.
Verificar se a meta ou prazo foi atingido, acompanhar os resultados obtidos, compreender dificuldades que o time tenha enfrentado e valorizar os insights surgidos na execução tornam a checagem mais rica e valiosa.
Note que essa etapa não precisa ser realizada só no final do prazo, mas mensalmente. Ou até mesmo semanalmente, durante a trajetória. Muitas empresas falham justamente por definir as estratégias na etapa do planejamento. Não acompanhando sua realização, o que permitiria um monitoramento mais claro e eficiente.
Etapa 4: Act (Agir)
Nesta fase, de posse das análises que a checagem proporcionou, é o momento de entrar em ação conforme o resultado obtido, considerando dois cenários. Se o objetivo principal foi atingido, é sinal que a estratégia foi validada e que o processo pode ser mapeado, para que seja possível assegurar a manutenção da qualidade.
Caso os resultados não tenham sido alcançados, deve-se girar novamente o ciclo PDCA. Considere agora o que impediu que a meta fosse obtida e realize um novo planejamento.
Gostou de saber mais sobre esse método de gestão? Perceba como o ciclo PDCA é simples, porém poderoso e como ele poderá transformar a gestão da sua clínica veterinária.
Aproveite o foco na qualidade e aplique no seu negócio pet!
